中文應用文系列1: 一般格式

1. 右上是寄信人地址,如果係公司,應該有印咗公司地址的信紙.

2. 公函的緊急程度會在右上角反映,例如是否掛號、是否機密. 

3.左上,未寫收信人地址前,如果係政府信,會有本署檔號,及來函檔號.

4.接住寫收信人地址、機構、姓名加稱謂.稱謂方面有六種:

a. 梁一鳴先生
b. 俞諍小姐(未婚)、汪明荃女士(未婚或已婚)
c. 陳可兒君(唔知男定女)
d. 鍾樹根議員、黃嘉琪博士(榮銜)
e. 李國章主席、石內卜教授、葉文娟署長(職銜)
f.  劉勵超署長先生(職銜加尊稱)

5.上款不用全名,只用姓. 有四種:

a. 梁先生, 陳小姐(姓+尊稱)  
b. 鍾議員, 黃博士(姓+榮銜)
c. 李主席,石教授(姓+職銜) 
d. 主席先生, 各位市民 (不知收件人姓名)

注意, 中文的上款後,用冒號,不是逗號.

6.標題，underlined。例子：「價值觀教育教師網絡」計劃、一九九五年公民教育意見調查、查詢水費是否收訖等

7.內文兩至三段，第二段開始可標註段數。

8.政府信函通常是由首長授權屬下代行。所以下款應先寫ＸＸＸ署長／局長，再在下一行括住ＸＸＸ代行

9.可能有附件，例如：XX表格／程序表／XX議程一份

10.日期在最後一行